Crear el Plan de un Proyecto

Si usted no puede planear, usted planea fallar.” En la fase de planificación del ciclo de vida de gestión de proyectos, se especifica lo que usted necesita hacer para lograr los objetivos del proyecto y decidir en qué orden se deben realizar los pasos. Los resultados de estas actividades, la estructura del proyecto y el diagrama lógico de red, se convierten en los insumos básicos que necesitará para estimar el tiempo y el costo para su proyecto. También se convierten en la piedra angular, guía de los esfuerzos del equipo durante la aplicación y cierre del proyecto.

La estructura del proyecto

Propósito de la estructura del proyecto
Durante la fase de planificación, se construirá una serie de planes en cascada. El plan de nivel superior se llama la estructura de desglose del trabajo (EDT). Este plan resume todos los sub-proyectos y tareas del proyecto, y los muestra en una jerarquía. La EDT:

  • Permite crear sub-proyectos que deben llevarse a cabo con el fin de completar el principal proyecto.
  • Ayuda a visualizar la secuencia en la que se debe realizar el trabajo.
  • Permite descomponer en sub-tareas compuestas de secuencias de pasos lógicos denominados paquetes de trabajo, que pueden ser utilizados en la asignación, la estimación, programación y control del trabajo en el proyecto.

Elementos y niveles de la WBS

Usted puede construir la estructura del proyecto en una jerarquía de tipo organigrama o en un formato de esquema del árbol. Sea cual sea el formato que elija, asegúrese de incluir estos elementos:

  • Objetivo o meta
  • Principales subproyectos del Proyecto
  • Tareas de resumen para cada hito
  • Tareas detalladas o paquetes de trabajo.

Asegúrese de que éstos están redactados de manera que sean medibles. Usted debe romper sub-proyectos, tareas de resumen y tareas, en tantos niveles de detalle como sea posible, ya que necesitará poder planificar las necesidades de personal, presupuesto, o programación. Sin embargo, no intente hacer un procedimiento paso a paso de cómo van a lograr cada sub-proyecto o tarea de resumen. He aquí algunas reglas de oro:

Si su tarea de resumen se divide en 8 o más paquetes de trabajo, la tarea de resumen va a ser demasiado difícil de manejar. Si realmente necesita todos esos paquetes de trabajo, y luego considerar romper la tarea de resumen en dos o más tareas de resumen discretos. Algunas personas dicen que, si un paquete de trabajo toma menos de medio día para completar, puede ser demasiado detallado.

Considere la posibilidad de consolidar con una tarea de nivel superior. La regla 8/80 dice que, si una tarea es más corta de 8 horas o más de 80 horas, se debe ajustar. Una regla más: ¡Si romper esta regla de oro hace que sea más fácil planear o hacer su proyecto, hágalo!

La EDT es un documento vivo. Se puede tomar una serie de ajustes para hacerlo bien, para empezar. Más adelante en el proyecto, si se requieren nuevas tareas para abordar objetivos modificados, que usted tendrá que hacer adiciones a la WBS inicial. Por lo tanto, si es posible, utilizar una computadora para crear la EDT. Usted puede utilizar procesador de palabras, diagramas de flujo o software de gestión de proyectos para crear una EDT.

¿Quién debe crear la EDT?

Equipo central del proyecto utilizará los paquetes de trabajo EDT para estimar, programar, y dotar al personal del proyecto. Por lo tanto, en lugar de imponer la EDT en el equipo, haga que se involucren en su creación. Participar en la creación de la EDT ayudará a la unión en torno a un conjunto común de objetivos, aclarar quién está haciendo qué, en el proyecto, y proporcionar al equipo un sentido de propiedad del proyecto, así como un mayor sentido de compromiso con el cumplimiento de plazos, presupuestos y medidas de calidad. Después que el EDT este completo, el equipo debe asignar los paquetes de trabajo a los encargados individuales. La asignación debe incluir detalles suficientes para que el encargado del paquete de trabajo y otros en el equipo a comprender los criterios de éxito. Los elementos de la asignación de paquetes de trabajo deben incluir:

  • Tarea Nombre
  • Descripción de Tareas
  • Descripción de entregables
  • Criterios de medición
  • Supuestos o limitaciones de medición de tareas

Asegúrese de llegar a un acuerdo bien documentado con cada encargado de cada paquete de trabajo y de ser necesario con los miembros del equipo a realizar la tarea.

Secuencias de Paquete de Trabajo

Dependencias de los paquetes de trabajo

Identificados los paquetes de trabajo o tareas, antes de poder programarlos, debe organizarlos en secuencia lógica. La identificación de esta secuencia lógica también se conoce como dependencias de tareas, hay 4 tipos de relaciones de dependencia:

RelaciónDescripción
Fin a InicioLa actividad anterior debe final antes puede iniciar la actividad sucesora.
Fin a FinLa actividad anterior debe final antes de la actividad sucesora puede final.
Inicio a InicioLa actividad anterior debe comenzar antes de que pueda iniciar la actividad sucesora.
Inicio a FinLa actividad anterior deberán comenzar antes de la actividad sucesora puede final.

Algunas dependencias están vinculadas de manera lógica. Por ejemplo, si usted tiene que utilizar el resultado de una Tarea A para empezar la Tarea B, entonces tiene una dependencia “Fin a Inicio” entre las tareas. Otras dependencias pueden ser discrecionales, por ejemplo, si usted lógicamente podría hacer cualquier Tarea la A o B primero indistintamente, pero su patrocinador del proyecto quiere mostrar el resultado de la “Tarea A” a los interesados tan pronto como sea posible, la discrecionalidad determinará su secuenciación. También es posible tener dependencias externas, o dependencias que surgen debido a algo fuera del proyecto. Por ejemplo, si usted no puede hacer la “Tarea B” hasta que una organización internacional de normalización publica aprueba las normas del producto, entonces “Tarea B” está sujeta a una dependencia externa.

El diagrama lógico de red

Después de que haya identificado las dependencias, debe construir un diagrama lógico de red. Este diagrama se convertirá en una de las claves de planificación, organización y control de herramientas en su arsenal de gestión de proyectos.
Se puede utilizar para planificar horarios y presupuestos iniciales. Más adelante en el proyecto, se puede utilizar para hacer frente a cambios en el alcance, las solicitudes para acelerar el calendario o bajar el presupuesto, etc. También se puede utilizar para supervisar y controlar la desviación de sus planes. Hay una variedad de convenios de diagramas lógicos de red, pero la más común hoy en día se llama Método del diagrama de precedencias o en inglés “Precedence Diagramming Method” (PDM). En un diagrama de lógica de la red PDM, los nodos rectangulares representan actividades. Flechas que conectan representan dependencias. Los nodos que son paralelos, pero sin conectar el uno al otro no son dependientes y pueden ocurrir al mismo tiempo.

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