El calendario del proyecto

El proceso de programación

La programación es el proceso de estimar el tiempo necesario para hacer un trabajo en un proyecto, y creando el calendario más eficiente para realizar el trabajo. Las entradas al proceso de programación son la identificación de los paquetes de trabajo, la secuenciación de ellos, y la visualización de sus relaciones de dependencia en un diagrama lógico de red. El proceso de programación incluye estos pasos:

  • La estimación de la duración y el esfuerzo para cada paquete de trabajo
  • Cálculo de la ruta crítica, o un conjunto de actividades que no pueden retrasarse, con el fin de lograr que el proyecto termine a tiempo.
  • Cálculo de las actividades que tienen holgura, o más tiempo, durante el cual los recursos pueden ser asignados para ayudar a cumplir actividades del camino crítico.

¿Quién debe participar?

Con anterioridad aprendió que la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) debe ser un esfuerzo de equipo, de modo que los miembros del equipo deberán participar nuevamente en la calendarización y medición de tiempo y esfuerzo de las tareas.

Al final el EDT, a los miembros del equipo se les asignó la responsabilidad de cada paquete de trabajo, ahora debemos utilizar esta información para realizar la programación. El equipo debe organizar los paquetes de trabajo en secuencia lógica y valorar la cantidad de esfuerzo ¿Por qué? Desde el punto de vista de la integridad de datos, su horario será más preciso si se basa en estimaciones de las personas que están más cerca de las tareas individuales. Desde un punto de vista del compromiso del equipo, es más probable que los miembros del equipo se comprometan a cumplir un horario si tienen el pleno conocimiento y están involucrados en los compromisos adquiridos.

Esfuerzo

Después de que su equipo ha creado de la red, debe estimar el tiempo que tardará en completar cada paquete de trabajo. Con frecuencia, se pide a cada encargado del paquete de trabajo realizar una estimación inicial para ese paquete de trabajo, y luego se comparte con el equipo. Para evitar confusiones, es importante para todos los miembros del equipo a utilizar el mismo método para calcular el tiempo:

TerminoDefinición
Tiempo de la TareaLa cantidad de tiempo de trabajo o de recursos que se necesita para hacer las actividades en la tarea. A veces se refiere como “el esfuerzo de trabajo” o “horas facturables.”
Duración de EsfuerzoEl tiempo total necesario para completar la tarea, incluyendo los tiempos de espera. A veces se refiere como “tiempo transcurrido”.

Ejemplo:
He aquí un ejemplo que debería ayudar a distinguir los dos conceptos. Digamos que se necesita un chef de 24 horas para crear la salsa Marinara perfecta:
8 horas para preparar los ingredientes y cocinar la salsa, y las restantes 16 horas para enfriar la salsa y dejar que todos los sabores se funden.
El tiempo de trabajo para crear la salsa Marinara es de 8 horas. La duración del esfuerzo es de 24 horas.
Ahora, digamos que usted corta el tiempo de cocción a la mitad mediante la asignación de un segundo chef para la tarea. Su tiempo de trabajo se convierte en 2 reduciendo a 4 horas la preparación de los ingredientes y cocinar. La duración del esfuerzo se convierte en 20 horas, porque las restantes 16 horas para enfriar la salsa no se pueden acortar.
Es vital contar con la estimación de tiempo de tareas y duración del esfuerzo, capturar esta información en una tabla es importante para preparar la programación del proyecto.
Estos son algunos consejos adicionales para el tiempo de la estimación:

  • Hacer que todo el equipo use las mismas unidades de tiempo. Dependiendo del proyecto, elija minutos, horas, días o semanas.
  • De ser necesario rompa los paquetes de trabajo en sub-tareas con fines estimativos.
  • Si tareas similares aparecen en más de un paquete de trabajo, tratar de llegar a una estimación estándar y aplicarlo de manera uniforme.
  • No tenga miedo de usar la historia como una guía para la estimación. Busque confirmación de las estimaciones de trabajo de personas con experiencia o mire hacia atrás en proyectos anteriores

Cálculos de Horario

Con un diagrama de red y estimaciones de duraciones en la mano, usted puede comenzar a armar su horario. Por lo general, usted tendrá una fecha de inicio y una fecha final en mente. Su desafío será programar tareas para que puedan llevarse a cabo entre los 2 puntos fijos. Para ello, debe primero encontrar la ruta de red que tiene la duración global más larga. Esta ruta de red se llama ruta crítica. No se puede retrasar cualquier actividad en la ruta crítica, o su proyecto se retrasará. Sin embargo, puede que no esté observando el panorama completo. Con el fin de hacer un trabajo más inteligente de la programación, es necesario conocer los posibles tiempos más tempranos de inicio y final de cada actividad.
Una actividad puede iniciar lo más temprano posible o lo más tarde posible o en inglés “Early Start/Late Start”  (ES / LS).
Igualmente la finalización de una actividad puede ser lo más temprano posible o lo más tarde posible o en inglés “Early Finish/Late Finish”  (EF/LF) .
Restando ES de LS, o EF de LF, se puede determinar el tiempo de holgura, que tiene disponible. Esto también le dirá las actividades en las que podrá contar con tiempos de holgura, lo que le permite hacer un mejor trabajo de gestión de sus recursos en el transcurso de su proyecto. Estos son algunos términos que usted necesita saber para calcular la ruta crítica:

Abreviatura en InglesTermino en InglesTermino en EspañolDefinición
DUDurationDuración
ESEarly StartInicio TempranoTiempo más próximo de ejecución en el que una actividad pueda comenzar
LSLate StartInicio TardíoÚltimo tiempo de ejecución en el que una actividad puedecomenzar.
EFEarly FinishFinal TempranoTiempo más próximo de ejecución en el que una actividad puede terminar
LSLate FinishFinal TardíoÚltimo tiempo de ejecución en el que una actividad puede terminar

A medida que complete estos cálculos, deberá incluirlos en el diagrama lógico de la red.

Importancia de la ruta crítica y la holgura.

La ruta crítica es el conjunto de tareas vinculadas que crean la ruta más larga a través de su programa de red. Todas las actividades de la ruta crítica deben ser completadas a tiempo, o toda la programación se atrasará. Es importante para todo el equipo del proyecto comprender la ruta crítica y los tiempos de holgura del proyecto. Los tiempos de holgura permiten un margen de maniobra. Por ejemplo, si sus actividades de la ruta crítica parecen estar en peligro de atrasarse, es posible que desee “pedir prestado” algunos recursos de las actividades que tienen tiempo holgura para ayudarlo a retomar el camino. Recuerde que su número tiempo de holgura no es infinito, una vez acabe el tiempo de holgura de una actividad, la tarea se convierte en parte de la ruta crítica.

Duración a la Programación


Después de haber calculado La ruta Crítica, utilice su diagrama lógico de la red y cálculos para crear una programación de tipo calendario. Por ejemplo, si usted tiene una fecha de inicio para la ejecución de su proyecto supongamos el 01 de enero y luego se convierte en la fecha de inicio temprano para el primer paquete de trabajo en su red. Utilice la duración y la información de dependencia para programar en el resto del tiempo. Un diagrama de Gantt es la mejor manera de mostrar la información de la programación.

¿Qué hacer si su horario se extiende más de lo predeterminado en la fecha de finalización del proyecto? Revisar cada paquete de trabajo en la ruta crítica, revisar tiempos de duración, el tiempo de trabajo y los recursos asignados. Pregúntate a ti mismo: ¿si utilizamos más recursos, podríamos acortar la duración? ¿Qué efecto tiene esto sobre el tiempo de trabajo? Volver a calcular su ruta crítica y volver a dibujar el diagrama de Gantt en consecuencia.

Beneficios del Software




Una vez que entienda los conceptos de la ruta crítica, y cómo ellos se derivan, es posible que desee considerar el uso de software de gestión de proyectos para automatizar estos cálculos. Estos programas le permiten:

  • • Automatizar la transferencia de cálculos basados ​​en la duración de la ruta crítica de un horario de calendario
  • • Reprogramar para acomodar diferentes fechas de finalización de proyecto
  • • Comparar diferentes opciones de utilización de recursos
  • • Mostrar diferentes vistas de planificación, como el diagrama lógico de red y puntos de vista Gráfico de Gantt para partes de su proyecto o la totalidad del proyecto.

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